Съдържание:
Целта на дневния ред на срещите е да се гарантира, че участниците имат представа къде се води дискусията. Той също така предоставя времева рамка, така че всички участници да знаят кога срещата ще приключи. Създайте шаблон за бърза среща в правилния формат, така че всичко, което трябва да направите, е да го актуализирате за всяка сесия.
Формат на списъка
Когато пишете дневен ред за срещи, трябва да го форматирате в цифров и азбучен списък по ред на събитията. Стандартният формат има думата "Програма" в горната част на страницата. Под "дневен ред" напишете името на фирмата, датата и часа на срещата. Всяка основна точка от дневния ред се извършва с номер или римска цифра, както следва: "I. Въведение, II. Кореспонденция." Под всяка основна категория добавете по-подробни описания, предхождани от буквата по азбучен ред. Ето един пример: "Общо въведение, б. Въвеждане на нови членове". Продължете тази последователност за всички точки и описания на дневния ред.
очертание
Основният план за дневен ред на срещите е, първо, въвеждането, последвано от протоколите от предишното заседание (съображение и одобрение), доклади, нов бизнес, дискусионни въпроси (по ред на важност) и приключване. Това е основна насока за дневен ред - разбира се, можете да добавяте свои собствени артикули в реда, който предпочитате.
Времеви оценки
Също така трябва да включите прогноза за времето за всеки елемент от дневния ред. Използвайте времеви блокове в минути или часове, като използвате реалистични оценки. Парламентарят на събранието (обикновено секретар или управител) може след това да използва тези насоки, за да запази срещата. Така например, можете да добавите "3 минути" до въвеждащата линия и "15 минути" под всяка позиция за обсъждане.
Отговорности
В допълнение към оценките за времето за срещи, включете и името на лицето, което отговаря за воденето на всяка дискусия. Ако вие или управителят сте единственият човек, който планира да проведе срещата, това не е необходимо. Но ако имате различни членове на екипа, определени за всяка задача от дневния ред, включете имената. Например, ако секретарят дава протокола, включете името й до този елемент в списъка.