Книгите просто водят записи на кредити и дебити. Ние използваме дневник всеки път, когато въвеждаме чекове или депозити в нашите чекови книжки или депозити и тегления в спестовна книжка. Някои хора поддържат домашна книга. Други държат корпоративни книги за малки компании или международни корпорации. Въпреки че компютъризацията опрости работата на корпоративния счетоводител, тя може да се приложи и за финансите на домакинствата. Компютърно-базирани счетоводни книги са налични като безплатна или Shareware, както и професионалните пакети, достъпни за закупуване. Таблетките от дневника се предлагат във всеки магазин за офис доставки и най-вече в канцеларски материали.
Книгите съдържат поне пет колони, използвани за дата, детайл, кредит, дебит и баланс. Колоната за подробности се използва за името на получателя или източник на доход и всякакви бележки. Приходите или разходите се записват в колоната за кредитиране или дебит (оставяйки останалата колона празна), а текущата сума се въвежда в балансовата линия. Могат да се добавят колони за обозначаване на облагаеми доходи или подлежащи на приспадане разходи. Книгите трябва да се съхраняват за определен период - седмица или месец - в зависимост от броя на извършените сделки. В края на периода дебитите и кредитите се сумират и крайният баланс се проверява чрез добавяне на кредити и изваждане на дебитите от началното салдо. Крайният баланс е "пренесен" като начално салдо на книгата за следващия период. Не забравяйте да отбележите всеки лист от счетоводната си книга със заглавие (дневник на домакинството, име на фирмата), дати на периода, в който листа покрива и заглавията на колоните. Ако отнеме повече от една страница, за да покриете период на дейност, не забравяйте да отбележите номерата на страниците за общия брой на всяка страница.
Главните книги се използват от счетоводителите за изготвяне на баланси, проследяване на приходите и разходите за данъчни декларации и изготвяне на бюджети. За да използват тази книга, те присвояват номера на сметките за всяка група активи и пасиви. Отделен номер на сметката може да се дава на: доход от всеки източник, наем, ипотека и плащания по заеми, компютърни лизинг, разходи за училище или всякакъв вид доход или разход, който може да ви е необходим за края на годината. Номерирането на профилите улеснява събирането на данни, които могат да се използват за изчисляване на данъци или за съставяне на бюджети. Използвайки счетоводната си книга, можете да подготвите бюджет за вашия бизнес и домакинство, който може да предвиди какви разходи трябва да планирате и какви приходи можете да очаквате. Съхранявайте отделни счетоводни книги за бизнес и лични сметки, за да следите парите и да имате пълни записи за вашия счетоводител.