Съдържание:
Организирането на вашите документи не само ще запази вашите важни файлове, но и ще ги защити, ако се съхранява правилно. Никой не харесва усещането за бърборене чрез документи, хвърляне на хартия, защото yoy не може да намери важното банково извлечение. След като организирате и подадете документите си, намирането на важни файлове е бързо и лесно.
стъпка
Изчислете броя на папките с файлове, папките за свързване и разделителите с раздели, които ви трябват. Това зависи от броя на различните категории подаване. Най-добре е да закупите тези консумативи, след като сте създали категориите за подаване, така че да знаете точно колко папки ви трябва.
стъпка
Посочете пространство или голяма маса, за да направите купчините от всички ваши документи. Организирането на вашите документи е процес и затова искате да определите област, в която можете да направите купчините от сортираните документи и да ги оставите сортирани там, ако не приключите веднага. В зависимост от количеството документи, които имате, това може да ви отнеме цял уикенд или още по-добре да прекарате поне 10 до 30 минути на ден, за да организирате и подадете документите си.
стъпка
Организирайте документите си в купчини, разделени на категории с имена. Например, сметките за вода в една купчина и банкови извлечения в друга (отделни купчини за всяка банка).
стъпка
Направете списък на различните имена на категории (компании или имена на документи), които имате, след като поставите всичките си документи в отделни купчини. Например: Банка на Америка, Бил за вода, Заем за кола, Застраховка на държавната ферма, ААА, Студентски кредити и др. Ако всички ваши документи се съхраняват в картотека по азбучен ред, това ще улесни намирането на документите ви.
стъпка
Напишете всяко от имената на категориите в раздела на папката с файлове или на отделна хартия с разделите, които отделяте, и след това ги вмъкнете в раздела за папки с висящи файлове.
стъпка
Поставете всичките си папки с файлове в картотеката по азбучен ред. Започнете да подавате документите си. Когато подавате документи в техните собствени папки, организирайте документите в хронологичен ред с най-новите отгоре. Проверете с държавни и федерални закони, когато става въпрос за откриване на колко дълго трябва да съхранявате някои важни документи. Някои документи, като например вноските на IRA, трябва да се съхраняват постоянно.
стъпка
Съхранявайте резервни копия на важни документи - или ако просто искате да имате под ръка годишните документи (например за данъчни цели) - като направите папки за подаване на копия от документите си. да разделяте документите си по категории, като банкови документи, сметки и инвестиции. Не забравяйте да поставите етикетите на разделителите, така че всичко в папката да е лесно достъпно. Поставете списък с разделите с раздели в предната част на папката си. Можете също да сканирате всички важни документи и да запазите електронните копия като резервни копия.