Съдържание:
В хода на отношенията на служителите с работодателя може да се наложи прекласифициране на данъчния статут. Често бизнесът наема работници на договорна основа. Ако връзката стане редовна и продължаваща, предприятието може да се наложи да превърне работника от независим изпълнител в заплатен работник. Липсата на правилно класифициране на работник като служител и заплащане на необходимите данъци върху работната заплата може да подложи компанията на санкции. Когато се осъществи конверсия, работодателят и служителят имат определени отговорности.
стъпка
Прегледайте указанията на Службата за вътрешни приходи, когато работникът трябва да се третира като служител, а не като независим изпълнител (вж. Ресурс 1). Идентифицирайте всички изпълнители, които са работили за вас, които ще получат 1099 в края на данъчната година и трябва да бъдат преобразувани в W-2 съгласно същите насоки.
стъпка
Писмено уведомете изпълнителя за незабавната необходимост да го превърнете в служител и каква идентификационна информация трябва да извършите. Документирайте датата и часа на изготвянето на тези записи в досието на служителя. Използвайте сертифицирана пощенска разписка с достатъчна пощенска такса, ако изпращате известието по пощата. Запазете квитанцията, подписана от американската пощенска служба, във вашите документи като законно „доказателство за изпращането“.
стъпка
Настройте нов файл на служител в базата данни на служителите и системата за запис. Класифицирайте изпълнителя, който се преобразува или като заплата, или като освободена от заплата, или по почасово необлагаемо, въз основа на работата и степента на отговорност на служителя. Използвайте компютъра си и достъпа до интернет, за да прегледате указанията на американския отдел по труда, основани на Закона за справедливите трудови стандарти (виж Ресурс 2).
стъпка
Създаване на график на заплащане, съизмерим с вида на редовната класификация на служителите, която изпълнителят ще стане. Установете тригери за плащане на извънреден труд след 40 часа работа на седмица, ако новият служител е служител на час.
стъпка
Да изиска от новия служител да попълни формуляр W-4, предоставящ индивидуална информация и данъчни освобождавания, които да се изчисляват при определяне на данъците, удържани от заплатите. Въведете новия служител в базата данни на служителите и системата за отчитане на времето, ако е необходимо.
стъпка
Генерирайте попълнен W-2 формуляр за новия служител преди 31 януари за предходната данъчна година, като докладвате заплати, удържани данъци и друга необходима информация във формуляра. Изпратете четири копия на служителя за различни изисквания за подаване на данъци. Запазете едно копие за вашите бизнес записи и изпратете едно копие до Службата за вътрешни приходи и държавни или общински данъчни органи, ако е приложимо.