Съдържание:
Сдружението на собствениците (HOA) е организация, отговорна за общата поддръжка и поддръжка на общите части в жилищен подразделение. Асоциацията на собствениците може да бъде управлявана от управленска фирма или предприемач, но обикновено се предава на жителите, след като завърши разработването. От сдружението се изисква да водят счетоводни книги, които точно да отразяват събраните такси, какви видове разходи са направени, да показват баланси на резервите за специални проекти и различни други позиции. Основната счетоводна система може да бъде изпълнена без прекалено много трудности.
стъпка
Купете счетоводен софтуер, пригоден за HOA, ако вече не притежавате софтуер. Не е нужно да използвате специфичен софтуер на HOA, ако вече притежавате друг счетоводен софтуер. Condo Manager и TOPS са софтуерни доставчици, които се специализират в счетоводните нужди на HOA, докато QuickBooks е общ финансов софтуер, който може да се използва за изпълнение на основните счетоводни изисквания на HOA. Завършете урока и прочетете ръководствата, доставени със закупения от вас софтуер, за да разберете как да настроите HOA в системата.
стъпка
Уверете се, че имате солидно разбиране на счетоводните изисквания на сдружението. Калифорнийската асоциация на асоциациите на собствениците е добър ресурс, за да научите повече за основните изисквания на HOA.
стъпка
Създайте съгласувана конвенция за именуване на номерата на Вашите сметки, преди да започнете да ги въвеждате. Например, можете да решите, че всички сметки на активи ще започнат с номер "1", "сметки за отговорност" 2, "сметки за приходите" 3, "сметки за разходи" 4 и сметки за собствения капитал "5".
стъпка
Създайте сметките, които ще използвате в софтуерната система. Основните сметки за активи, от които се нуждаете, са Парични средства, Проверка, Вземания, Отсрочени разходи и Дълготрайни активи. За сметките за пасиви ще са ви нужни задължения към клиенти, отсрочени приходи и кредити. Приходните сметки ще включват такси и приходи от лихви. Сметките за повечето разходи ще бъдат Ютилитис, Застраховане, Поддръжка, Задържане, Лихви, Такси, Такси и Резервни Разходи. Накрая, неразпределените печалби и резерви ще включват сметките за собствения капитал. Всеки HOA има специфични нужди, но този списък от сметки осигурява солидна основа за започване на сключване на сделки и може да се осъществи с помощта на всеки HOA или общ финансов счетоводен софтуер.
стъпка
Направете влизането в началния баланс в новата си софтуерна система. Този запис се прави преди да направите вашите стандартни дневни записи напред. Този запис не трябва да включва никакви сметки за приходи или разходи. Например, ако Асоциацията на собствениците има 1000 долара в банката от предишните вноски на собствениците, вписването ще бъде само дебит за Проверка за 1000 долара и кредит за Задържана печалба за 1000 долара. В този момент имате начален баланс и сте готови да придвижите напред дневната си активност.
стъпка
Въведете бюджетните си номера за всеки профил за приходи и разходи. Методът за определяне на бюджетните номера ще зависи от софтуера, който използвате. Бюджетирането обикновено изисква да се създаде отделна книга от тази, която използвате за записване на ежедневната дейност на сдружението. Прочетете съответния раздел на ръководството на софтуера, за да разберете спецификите, свързани със създаването на бюджети във вашата софтуерна система.
стъпка
Научете как да изпълнявате основните отчети, доставени с вашия софтуер. Най-основните отчети са Баланс, Отчет за доходите, Отчет за паричния поток и Бюджет спрямо Действителен. Те трябва да се доставят с всеки финансов софтуер, който използвате.